Iratkezelési és irattárolási szabályzat
Hatályos: 2024. március 01. napjától
Közzétéve az „www.albapszichologia.hu/iratkezeles” honlapján, 2024. március hó 01. napján.
A vonatkozó jogszabályok alapján az intézmény iratkezelési szabályzatát az alábbiak szerint határozom meg:
I. Értelmező rendelkezések
Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.
Iktatás: az iratok nyilvántartásba vételének folyamata, amely során az iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv rovatait.
Iktatás: számítógépen, Excel táblázatban történő iktatás.
Iktatókönyv: az egyéni vállalkozás működése során keletkezett iratok nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, elektronikus adathordozón, Excel programban készített dokumentum.
Irat: minden olyan elektronikus vagy offline szöveg, dokumentum, számla, beszámoló, számadatsor, jegyzet, vázlat, amely az egyéni vállalkozás működésével, illetőleg szolgáltatásainak teljesítésével keletkezett.
Irattár: az iratok tartós megőrzésének, feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített, zárható szekrény.
Irattározás: a szolgáltatás során keletkező iratok irattári rendezése, kezelése, őrzése és megsemmisítése.
Közirat: minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv állított ki.
Küldemény: postai vagy elektronikus úton érkezett, illetve küldött irat.
Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.
Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.
Összekapcsolás: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása.
Selejtezés: az iratoknak a törvény szerint előírt őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítése.
Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó, amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését, biztonsági mentését és visszakeresését biztosítja.
Szerződés: a szolgáltatás nyújtására irányuló, hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen az egyéni vállalkozónál marad.
Ügyirat: a szolgáltatás teljesítése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.
II. Az iratkezelés módja:
– elektronikus iktatás.
Az iratkezelés felügyeletét ellátó személy: Fersch Petra, aki évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén módosítja a szabályzatot.
III. Küldemények átvétele
1. Átvételi jogosultság
A küldemény átvételére jogosult Fersch Petra, egyéni vállalkozó, vagy az általa megbízott személy.
2. A küldemény ellenőrzése átvételkor:
A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
– a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,
– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,
– az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.
3. Téves címzés
Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.
IV. Fejezet Az iratok nyilvántartása
1. Az egyéni vállalkozóhoz érkezett valamennyi küldeményt az egyéni vállalkozó, vagy az általa megbízott személy bonthatja fel és látja el az érkezés dátumával és aláírásával.
2. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni.
3. Az iktatás kézi módszerrel, elektronikus eljárással, sorszámos rendszerben történik, Excel dokumentumban, jelszóval védett számítógépen. Az Excel dokumentum az alábbi rovatokat tartalmazza:
– sorszám,
– az irat beérkezésének pontos ideje,
– irattárba helyezés időpontját,
– az átvevő neve,
– az irat feladója,
– az irat tárgya,
– irat jellege: elektronikus, hagyományos
– feljegyzések,
– az irat végleges tárolásának helye,
– a selejtezés időpontja/várható időpontja.
4. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, express küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.
V. Az irattár
Az irattár helye az egyéni vállalkozás székhelye: Fersch Petra egyéni vállalkozó (székhely: 8000 Székesfehérvár, Petőfi utca 5. fsz 1.
VI. Iktatókönyv
1. Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni, Excel táblázat formájában.
2. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó iktatás számának feltüntetésével kell lezárni.
VII. Az iktatószám
1. Az iktatást minden évben az adott évszámmal kell kezdeni, amelyet követ a hónap száma, a nap száma, majd legvégül a római számok, sorban, pontokkal elválasztva, majd a végére a kliens neve, amennyiben a dokumentum egy kliens aktájához lesz csatolva.
Példa:
2024.01.05.01.Fersch.Petra
2024.01.05.02.NAV
2024.01.06.01.Fersch.Petra
VIII. Elhelyezés a központi irattárban
Irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni, az iktatás módját ellenőrizni, majd az iratot a szekrényben elhelyezni.
IX. Iratok kiadása az irattárból
Irattárból iratokat csak a szolgáltatás teljesítése céljából vagy hivatalos használatra szabad kiadni. Az irattárból való kiadást az iktatókönyvben jelezni kell.
